El dilema del control horario y por qué construí Susana

Una de las primeras preguntas que cualquier vendedor de un SaaS HRIS te hace para cualificar, prospectar o evaluar la oportunidad que tiene delante cuando habla con una persona de HR es:

¿Gestionas las vacaciones con Excels, verdad? ¿Y el fichaje horario?

La razón principal es que la gestión del tiempo es uno de los pains más grandes que surgen en una empresa a medida que crece. Ahora hablaré de la situación en la que puede encontrarse cada compañía, pero lo cierto es que tenemos por delante un requerimiento legal que cambiará el juego y que, sobre todo, acelerará la implementación de herramientas digitales como Susana.world.

Intro al problema

¿Gestionas las vacaciones con Excels, verdad? ¿Y el fichaje horario?. Ante esta pregunta cualquier profesional de HR o CEO de una pyme va a estar ante varios escenarios:

• Tienes un HRIS ya implementado: Aquí tenemos los Personio, Factorial, Sesame, Humaans de turno - Empresas X

• Usas Excel como ese pegamento que soluciona y da respuesta a todos los procesos de tu empresa - Empresas Y

• No tienes nada. La empresa es tan pequeña que no necesita ni tener un control - Empresas Z

En el ciclo de vida de una compañía, a medida que crece en personal, se hace necesario implementar una serie de procesos. Si bien muchos vienen determinados por la ley (fichaje horario digital), otros simplemente los necesitas para garantizar el correcto funcionamiento de la compañía (vacaciones). Saber cuánto trabaja cada persona, conocer la disponibilidad de personal en distintas épocas del año y garantizar que cada trabajador descansa es clave.

Ley de fichaje digital obliga a que todas las empresas de españa tengan un fichaje digital para todos sus trabajadores y que sea accesible de forma digital. Se acaba el papel y el boli y se aumenta lo ya legislado en 2019.

Llegados a este punto parece claro que siguiendo un poco lo mencionado anteriormente, las empresas X estarán bien cubiertas ya que ya cumplen con todos estos requerimientos… pero la realidad es que las empresas Y y empresas Z tienen que plantearse implementar una herramienta digital que les permita gestionar bien el fichaje y el tiempo de sus trabajadores.

Cada empresa debe decidir si meterse ya en una especie de "sistema operativo" para la gestión total de la empresa o si tirar por un parche que le permita gestionarse y cumplir con la ley. La decisión es un no-brainer en el sentido de que estos software van a impactar muy positivamente en la experiencia del empleado y reducirán el tiempo que dedica HR a gestionar aspectos de escaso ROI. Sin embargo, lo que parece una decisión "fácil" marcará el futuro operativo de la compañía.

¿Qué debo implementar?

En este artículo no quiero entrar a valorar qué HRIS es mejor, si Excel funciona o si es mejor no tener nada montado… pero sí quiero tratar lo importante que es ser consciente de las implicaciones de cada decisión.

HRIS:

A human resources information system (HRIS) is a software solution that centralizes and manages employee data and automates core HR functions like payroll, benefits administration, and time tracking. Como he comentado, hay millones de opciones en el mercado y a mí personalmente las que más me convencen son Factorial y Personio, pero sinceramente creo que esto es como la típica pregunta: ¿Cuál es el mejor vino? El que más te guste beber… y con esto lo mismo. Cada uno tiene sus cosas y si eres fan del podcast de Itnig y usas Fika… estoy seguro que ya tienes un preferido ;)
Las aristas de esta opción son:

✅ Ventajas:

• Solución completa (no necesitas otras herramientas)

• Profesional y escalable

• Reportes avanzados

• Integración con nóminas

• Soporte dedicado

❌ Desventajas:

• Coste alto (€5-€15/usuario/mes)

• Puede ser excesivo si solo necesitas fichaje

• Curva de aprendizaje más larga

• Setup más complejo

Para mi es la mejor opción si tienes claro que vas a usar muchos de los módulos que ofrecen (training, desarrollo, IA aplicada para casuísticas de HR, Gestión de Nóminas, Gestión de Beneficios, Gestor documental…) ya que al final no dejas de tener una herramienta muy completa para cuidar de la gente que forma parte de tu compañía (el asset más valioso que tiene toda empresa)

La parte negativa es precisamente que elegir un HRIS, al igual que pasa con un CRM, es una decisión difícilmente reversible por el coste de implementación que conlleva. Y que si tienes claro que con un Notion + Drive + (inserta otra tool para complementar el stack) pues claramente no es una opción óptima por el precio que también tiene vs otras opciones.

Time Tracking Tools

Hay muchas herramientas que atacan directamente el pain del time tracking y de las vacaciones. A diferencia de un HRIS, el control horario suele ser un módulo único, por lo que son más baratos y fácilmente sustituibles.

El reto aquí es estratégico: si entendemos esta opción como un único módulo, a veces tiene más sentido (por poder de negociación y futuras ampliaciones) entrar directamente en el ecosistema de un HRIS que mantenerse al margen con herramientas sueltas. Aun así, son soluciones buenas que atacan muy bien el caso de uso concreto.

Add-Ons sobre herramientas existentes

Poder tener herramientas dentro de Slack, Teams u otros add-ons sobre JIRA o Linear para imputar horas es la tercera pata de este árbol de decisión.

Tal y como yo lo veo, es muy positivo porque no necesitas incluir ninguna otra herramienta nueva en tu día a día. Al final, son complementos sobre plataformas que los empleados ya utilizan y que funcionan genial tanto en desktop como en móvil. Aunque es cierto que, al no ser una app dedicada ex profeso, la experiencia del empleado no tiene por qué ser siempre la mejor.

¿Por qué Susana?

En Samara, la startup de la que soy Head of People, nos hemos ido enfrentando a todo tipo de retos a medida que crecíamos y, ciertamente, nunca hemos implementado un HRIS (por ahora). Esto se debe a dos argumentos muy claros:

1. La complejidad de implementación y escala de los HRIS.

2. Notion y todos los procesos que creamos para poder crecer de forma sana

Para mi caso de uso —que es el origen de haber creado esto—, ser una startup de rápido crecimiento y con buen funding me ha hecho construir procesos y herramientas internas (basadas en Notion) que nos permitieran crecer y solucionar muchos de los pains de un HRIS. Si bien no son soluciones "ideales", cumplen sus funciones.

Ahora, con el avance de la IA y tras perderle el miedo a construir bots de Slack (empecé con bots para recordar aniversarios), he construido Susana.

Si tu equipo vive en Slack, la gestión de vacaciones y de fichaje también debería estar ahí. En el entorno laboral tecnológico de hoy, gestionar las vacaciones no debería sentirse como... trabajo. Tu equipo ya usa Slack para conversaciones del día a día, standups, celebraciones y cafés virtuales. ¿Por qué no llevar también la gestión de vacaciones y el fichaje al mismo espacio?

Susana es un bot de Slack diseñado específicamente para ser 100% legal compliant en España y con cuatro premisas muy claras:

• En castellano: Todas las herramientas y bots están construidas en inglés y había que cambiarlo.

• Simplicidad: Integrar pedir vacaciones y fichar en el trabajo debería ser simple y al adaptarme a Slack, lo hemos conseguido para que sea una cosa más del día a día en la herramienta de comunicación más relevante para PYMES/Startups.

• Onboarding: La idea es que la herramienta “se sostenga sola”, es decir, que el onboarding, el setup, el caso de uso se haga todo de la forma más simple y fácil posible.

• Pensada para PYMES: Esta es una solución ideal para empresas de menos de 70-80 trabajadores que necesitan cumplir con la ley y ser ágiles. Al final Slack es usada mayoritariamente por empresas techie y busco que a un precio muy bajo (50€ años como referencia) se puedan gestionar adecuadamente todos estos temas.

Ahora ya conoces a Susana,

Esta es la primera herramienta que utilizo yo mismo y que creo que puede ser útil para muchas empresas. La he lanzado con la pretensión de aprender a construir un producto digital y lanzarlo al mercado completamente solo.

Por ahora lo he ido lanzando de forma orgánica en Twitter (@susanadehr) y trabajando bien el SEO desde el blog de Susana.

Mi objetivo: Ver si consigo que alguien lo utilice y trabajar durante varios meses en el proyecto a nivel “Marketing/Sales” para ver hasta dónde llega.

Si quieres usar el producto, escríbeme a mi correo que puedes encontrar en itwasgonz.com y te daré un código para que sea totalmente gratuito sin importar el tamaño de la compañía. Cualquier feedback es bienvenido… y sobre todo recuerda: Estoy aprendiendo y divirtiéndome. Habrá muchas cosas que no funcionen, pero es parte del camino.

Gonz.

¿Tienes ganas de más? Visita itwasgonz.com para conocerme mejor.